BORG Linz Honauerstr. 24
4020 Linz
Christine Radler
Public Management
Das BORG in Zahlen…
9 Schwerpunktzweige + Übergangsstufe
Sport, Leistungssport, Fußball, Musik, Popularmusik, Kunst, Naturwissenschaft, Informatik, Kommunikation (Hagenberg)
45 Klassen
1000 Schülerinnen und Schüler
134 Lehrerinnen und Lehrer, unterrichten ca. 40 Fächer
1 Direktor, 1 Administrator, 2 Sekretärinnen
größtes BORG in Österreich
Ausgangslage
Sehr komplexe Bildungseinrichtung
Viele verschiedene Ereignisse (tlw. 1x/Jahr)
Richtige Infos müssen zur richtigen Zeit an den richtigen Ort .
Wer soll wann worüber auf welchen Wegen informieren und kommunizieren?
Rahmenbedingungen unvorteilhaft
(verschiedene Anwesenheit, fehlender Arbeitsplatz)
„Wir ertrinken in Informationen, aber hungern nach Wissen.“
Projektziel
IST-Zustand der vorhandenen Informations- und
Kommunikationswege für die internen Abläufe darstellen
Wie ist die derzeitige Situation?
Was davon passt gut bzw. nicht gut?
Verbesserungsvorschläge und Wünsche für die Zukunft erheben
Vorschläge für die Entwicklung von Maßnahmen machen
Information / Kommunikation
Themengebiete
1. Instrumente der Information und Kommunikation
2. Menschen und Beziehungen
3. Organisation – Prozesse – Zuständigkeiten
4. Inhalte
5. Formales
Vorgehensweise und Methodik
Eigene Recherche und Beobachtung
Literatur
Persönliche Aufzeichnungen
Qualitative Befragung mit einem Interviewleitfaden
Direktor
Administrator
8 Lehrkräfte
Quantitative Befragung mit einem Fragebogen
Alle Lehrkräfte (n=117), Rücklaufquote 79,6%
1. Instrumente der Information und Kommunikation
Mündlich
• aufgenommen
• verstanden
• gespeichert
Schriftlich
• greifbar
• erinnernd
• schnell zur Hand
Elektronisch
• schnell
• für alle
• umweltfreundlich
Beispiel aus dem Fragebogen
Jeden Tag, an dem ich in der Schule bin
Ca. jeden 2.-3.
Tag, an dem ich in der Schule bin
Seltener Gar nicht
Mails (in der Schule gelesen) Mails (zu Hause gelesen) Monitore im Konferenzzimmer Pinnwand rund um die Monitore Postfach
Pinnwand der PV Persönliche Gespräche
Wie häufig nutzt du folgende Quellen, um Informationen für interne Abläufe zu bekommen?
Falls du die zuvor angeführten Informations-Quellen bzw. Dokumente seltener oder gar nicht benützt, was sind die Gründe dafür?
Ich benütze diese Quellen seltener oder gar nicht, weil…
21%
57%
78%
41%
10%
18%
36%
24%
3%
2%
9%
1%
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%
Pinnwand rund um die Monitore (n=89)
Monitore im Konferenzzimmer (n=89)
Mails zu Hause gelesen (n=89)
Jeden Tag, an dem ich in der Schule bin
Ca. jeden 2.-3. Tag, an dem ich in der Schule bin Seltener
Gar nicht
Nutzung verschiedener Quellen für den internen Informationserwerb
Trifft voll zu Trifft eher zu
Trifft eher nicht zu
Trifft gar nicht zu Persönlich wichtige Infos möchte ich ausgedruckt ins
Postfach bekommen.
Ausgedrucktes habe ich schneller zur Hand als Mails.
Wir sollten aus Umweltschutzgründen möglichst viel Papier einsparen.
Ich suche oft Informationen und weiß aber nicht mehr, auf welchem Weg ich sie erhalten habe.
Der „Betreff“ einer Mail sollte aussagekräftiger sein.
Bei Mails vergesse ich eher etwas zu lesen bzw. zu erledigen als bei Zetteln.
Ich habe nicht sämtliche Zugangskennungen ständig zur Hand und bin daher manchmal in meiner Arbeit blockiert.
Wir erleben einen Trend „Weg vom Papier, hin zu digitaler Kommunikation“.
Inwieweit treffen folgende Aussagen auf dich zu?
36%
24%
81%
40%
38%
11%
16%
23%
4%
8%
15%
4%
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%
Aus Umweltschutzgründen Papier sparen (n=89) Ausgedrucktes schneller zur Hand (n=87) Persönlich Wichtiges soll ausgedruckt ins Fach (n=90)
Trifft voll zu trifft eher zu trifft eher nicht zu trifft gar nicht zu
Meinungen zum Trend „Weg vom Papier, hin zu digitaler Kommunikation“
2. Menschen und Beziehungen
Kommunikationskultur
• Art der Mitarbeiterinformation
• Schreib- und Sprachstil
Kontakt zum Vorgesetzten
• Wie spricht der Chef mit den Mitarbeitern?
• Wie sprechen die Mitarbeiter mit dem Chef?
Umgangsformen
• Konflikte, Kritik und Fehlerkultur
• Tabuthemen und Gerüchteküche
Beispiel aus dem Fragebogen
Sehr gut Eher gut Eher nicht gut
Gar nicht gut
Kann ich nicht beurteilen
Möglichkeit, rasch einen Termin zu bekommen Begründungen für Entscheidungen
Möglichkeit, neue Ideen vorzubringen
Rasche und unbürokratische Entscheidungen Einzelgespräche bei Fehlern und
Unkorrektheiten
Möglichkeit für ein Mitarbeiter-Gespräch Möglichkeit für Feedback an den Direktor Gewisse Fehlertoleranz
Wertschätzende Kommunikation
Wie erlebst du folgende Punkte hinsichtlich der Zusammenarbeit mit der Direktion?
3. Organisation-Prozesse-Zuständigkeiten
Organisation
• Klarheit über Abläufe / Meilensteine
• Zufriedenheit mit Abwicklung
Prozesse
• Effizienzsteigerung
• Vereinfachung
Zuständigkeiten
• Bekanntheit
• Maßnahmen
Beispiel aus dem Fragebogen
Sehr hilfreich
Eher hilfreich
Eher nicht hilfreich
Gar nicht hilfreich Möglichst wenig wechselnde Ansprechpartner innerhalb
eines Prozesses
Formulare / Vordrucke für standardisierte Anfragen, Wünsche usw. inklusive der zuständigen Ansprechperson Fixe Sprechstunden beim Direktor und Administrator Klare Information, ob schriftliche, mündliche oder elektronische Kommunikation erwünscht ist Einheitliche Mailadressen im Kollegium
Mehr Kompetenzen für das Sekretariat, um die Administration zu entlasten
Wie hilfreich findest du folgende Vorschläge zur Abwicklung diverser Anliegen, Wünsche,
Probleme, Fragen, Erklärungen usw.?
30%
41%
72%
29%
39%
28%
32%
12%
9%
8%
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%
Fixe Sprechstunden beim Dir. und Admin. (n=87) Formulare für Standard-Anfragen (n=89) Möglichst wenig wechselnde Ansprechpartner
(n=90)
Sehr hilfreich Eher hilfreich Eher nicht hilfreich Gar nicht hilfreich
Nützlichkeit diverser Vorschläge zur Abwicklung interner Angelegenheiten
4. Inhalte
Menge
• Häufigkeit / Wiederholungen
• Umfang
• Hintergrundinfos
Zeitpunkt
• Lange vorher Überblick
• Kurz vorher „Reminder“
• Wocheninfo?
Aufnahme von Informationen
• Verständlichkeit
• Selbstmanagement / Arbeitsplatz
• Holschuld / Bringschuld
Beispiel aus dem Fragebogen
Trifft voll zu
Trifft eher zu
Trifft eher nicht zu
Trifft gar nicht zu Informationen werden meist in gut strukturierter Form
und in klarer, verständlicher Sprache übermittelt.
Ich möchte wichtige Informationen und Termine gern möglichst lange vorher und zusätzlich kurz davor mit einem „Reminder“ noch einmal erfahren.
Es stört mich, dass ich in der Schule keinen ordentlichen Arbeitsplatz für meine Unterlagen habe.
Informationen, die mich gar nicht betreffen (zb bei „Mail an Alle“) lenken mich von Wichtigem ab.
Mangelndes Selbstmanagement hindert mich manchmal, Informationen richtig zu verarbeiten.
Es hilft mir grundsätzlich, wenn Informationen öfter wiederholt werden.
Inwieweit treffen folgende Aussagen im Zusammenhang mit der Übermittlung von
Informationen auf dich zu?
58%
53%
52%
19%
27%
42%
16%
18%
5%
7%
2%
1%
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%
Kein ordentlicher Arbeitsplatz in der Schule stört (n=90)
Möchte Infos lange vorher und mit Reminder (n=88) Info-Übermittlung ist klar und verständlich
(n=90)
Trifft voll zu trifft eher zu
trifft eher nicht zu trifft gar nicht zu
Meinungen im Zusammenhang mit der Übermittlung von Informationen
5. Formales
Sprache
• Tabellarisch vs. ausformuliert
• Gendergerechte Sprache
• Wertschätzende Formulierung
Layout
• Farben
• Symbole
• Wording
Allgemeine Beurteilung
• Rechtzeitige Information
• Ausreichende Information
• Verständliche Information
Beispiel aus dem Fragebogen
Sehr wichtig Eher wichtig
Eher nicht wichtig
Gar nicht wichtig Kurze, prägnante Sprache und Aufzählungen bei sachlichen
Informationen
Einheitliches Layout von div. Formularen, Anträgen, Infos zur besseren Orientierung
Gendergerechte Sprache bei schulinterner Kommunikation Farben und/oder Symbole zur Kategorisierung von
Informationen
Wertschätzende Formulierungen
Wie wichtig sind dir folgende Aspekte bezüglich Sprache und Layout?
13%
30%
56%
9%
48%
43%
19%
17%
1%
59%
5%
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%
Gendergerechte Sprache schulintern (n=88)
Einheitliches Layout (n=90) Prägnante Sprache und Aufzählungen (n=90)
Sehr wichtig Eher wichtig Eher nicht wichtig Gar nicht wichtig
Wichtigkeit diverser Aspekte bezüglich Sprache und Layout
Resümee
Zusammenfassung
Breites Spektrum an Meinungen – einheitliche Linie nötig
Was bisher geschah
Bericht und Präsentation der Ergebnisse
Reihung der vorgeschlagenen Maßnahmen
